Главная » Ваш юрист » Как правильно опломбировать журнал учета трудовых книжек?

Как правильно опломбировать журнал учета трудовых книжек?

Как правильно опломбировать журнал учета трудовых книжек?

Как опломбировать журнал учета трудовых книжек — актуальный вопрос для кадровых работников. Зачем нужен данный журнал, с какой целью его защищают пломбой и каким образом это сделать — пойдет речь в настоящей статье.

Законодательное урегулирование правил ведения, подшивки, скрепления печатью и опломбирования журналов учета трудовых книжек

Как правильно опломбировать журнал учета трудовых книжек?

Трудовая книжка — важнейший документ, который обязан вести работодатель или уполномоченное им лицо. Основные сведения, которые в ней содержатся, — информация о трудовой деятельности конкретного работника, а также его стаже (ст. 66 ТК РФ).

Для того чтобы унифицировать все бланки трудовых книжек, которые используются в Российской Федерации, создана единая форма, утвержденная постановлением Правительства РФ О трудовых книжках от 16.04.2003 № 225.

Этим же постановлением утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек (далее по тексту — Правила). В п. 40 Правил содержится указание о необходимости учета как бланков трудовых книжек, так и движения уже заполненных трудовых книжек.

Для учета трудовых книжек и бланков законодатель предусмотрел специальные книги, которые изготавливаются по формам, утвержденным постановлениями Минтруда РФ. В кадровых подразделениях такие книги называют просто журналы учета, то есть по факту журнал и книга — равнозначные понятия.

Между тем правильнее использовать термин книга, поскольку именно это понятие предусмотрел законодатель.

Реализуя требования Правил о необходимости утверждения форм журналов учета трудовых книжек, Минтруд РФ в постановлении Об утверждении Инструкции… от 10.10.2003 № 69 утвердил формы:

  • приходно-расходной книги учета бланков трудовых книжек;Как правильно опломбировать журнал учета трудовых книжек?
  • книги учета движения трудовых книжек.




Целью ведения первой книги (журнала) является учет бланков трудовых книжек, а второй — регистрация всех поступающих от работников трудовых книжек (если работники ранее работали в иных организациях), регистрация выданных работникам при увольнении трудовых книжек, учет новых трудовых книжек, которые заполняются при приеме работников на работу впервые, а также дубликатов трудовых книжек.

Порядок подшивки, скрепления печатью и опломбированияжурналов содержится в Правилах, а ответственным за организацию их учета является работодатель (п. 45 Правил).

Каким образом производится надлежащее заверение журналов учета трудовых книжек

Оба журнала (по учету бланков трудовых книжек и учету движения книжек) заверяются одинаково. П. 41 Правил предусматривает, что данные журналы:

  • нумеруются;
  • прошнуровываются;
  • заверяются подписью работодателя (при наличии таковой);
  • скрепляются сургучной печатью либо опломбировываются.

Таким образом, законодатель предусмотрел 2 способа приведения журналов в надлежаще заверенный вид: либо возможность использования сургучной печати, либо опломбирование. Выбор одного из них зависит от волеизъявления работодателя.

Ниже будут рассмотрены оба способа.

ДЛЯ СВЕДЕНИЯ! Невыполнение требований п. 41 Правил (о нумерации, прошивке, заверении и скреплении печатью либо опломбировании журналов учета) может повлечь привлечение организации, ее должностных лиц, а также ИП к административной ответственности по ст.

5.27 КоАП РФ.

Опломбирование журналов учета трудовых книжек

Правила не содержат указания о том, каким образом необходимо производить опломбирование журналов учета. Зачастую это вызывает разногласия у кадровых работников.

Существует, однако, межгосударственный стандарт ГОСТ 31282-2004 (введен в действие приказом Ростехрегулирования от 16.06.2005 № 158-ст), посвященный пломбировочным устройствам. Согласно п. 3.1 данного стандарта пломбировочное устройство должно:




  • быть персонально идентифицируемым;
  • защищать объект опломбирования;
  • идентифицировать вмешательство в целостность пломбы;
  • сдерживать возможность проникновения.

В ГОСТе также приводятся различные типы пломб, в частности пленочная пломба, которая лучше всего подходит для опломбирования журналов учета трудовых книжек, обладает всеми необходимыми характеристиками, указанными выше, имеет номер и графу, в которой обязательно должна быть указана дата опломбирования.

Целесообразно вести журнал учета пломб, обязательность ведения которого может быть утверждена приказом руководителя организации. Об этом указано и в приложении А к приведенному ГОСТу, которое носит рекомендательный характер.

Сургучная печать на журналах учета трудовых книжек

Вместо опломбирования журналов учета возможно использование сургучной печати. Она изготавливается из воска, что позволяет сохранить целостность скрепляемого печатью документа.

ДЛЯ СВЕДЕНИЯ! Опломбирование предпочтительнее, нежели использование сургучной печати. Это связано с длительным сроком хранения журналов учета трудовых книжек (75 лет, что предусмотрено п.

695 Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденного приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558), а также с тем, что воск имеет свойство рассыпаться со временем.

Каких-либо законодательно установленных требований к сургучной печати не существует, а значит, ее форма, а также данные, указанные на ее поверхности, могут быть произвольными.

В то же время, чтобы ввести в действие сургучную печать в организации или у ИП, необходимо ее утвердить. В первую очередь руководителю организации следует издать приказ об утверждении эскиза печати.

В приказе должно содержаться требование об отражении на печати реквизитов (в частности, ИНН, ОГРН и название организации либо сведения об ИП). Кроме того, в приказе необходимо указать ответственного за изготовление печати.




Второй приказ, который потребуется издать руководителю, — о введении печати в действие. Здесь указываются, в частности:

  • дата введения;
  • место, где будет храниться печать;
  • лица, которые имеют право ее использовать;
  • список кадровых и иных документов, которые будут скрепляться данной печатью;
  • лицо, осуществляющее контроль за исполнением приказа.

Также присутствует графа об ознакомлении перечисленных лиц с текстом приказа.

После того как приказы изданы и печать изготовлена, журналы учета можно надлежащим образом скрепить.

Выбор способа скрепления журналов учета трудовых книжек и их бланков остается за руководителем организации, однако предпочтительным, с учетом длительности хранения журналов учета, является опломбирование.

О admin

x

Check Also

Проверка полиса ОМС — Москва, СПб, по номеру онлайн, поиск по фамилии

Как проводится проверка полиса ОМС в 2018 году Зная, как проводится проверка полиса ОМС в ...

Проверка паспорта на действительность на сайте ФМС, ГУВМ МВД – официальный сайт, Таков Закон

Проверка паспорта на действительность на сайте ГУВМ МВД – что нужно знать? Проверка паспорта на ...

Проверка паспорта на действительность (подлинность): как проверить?

Проверка паспорта на действительность (подлинность): как проверить? Проверка паспорта на действительность может потребоваться во многих ...

Проверка ОБЭП — основания и что проверяют?

Проверка ОБЭП — основания и что проверяют? Что такое ОБЭП и что он проверяет? Сразу ...

Проверка налоговой задолженности — физических лиц по ИНН, онлайн, фамилии, ФИО

Возможна ли проверка налоговой задолженности в 2017 году В сфере налогообложения нередко возникают спорные моменты. ...

Проверка наличия неуплаченных штрафов по водительскому удостоверению — по данным, без ТС, ГИБДД

Возможна ли проверка наличия неуплаченных штрафов по водительскому удостоверению Возможна ли проверка наличия неуплаченных штрафов ...

Проверка на банкротство физических лиц

Проверка на банкротство физических лиц Как можно проверить банкротство физических лиц 30.07.2015 в закон О ...

Проверка иностранной компании — основания

Проверка иностранной компании — основания Проверка иностранной компании выполняется уполномоченными органами с целью определения степени ...

Проверка задолженности в ФССП (судебные приставы) — по фамилии, Москва, узнать физических лиц

Особенности проверки задолженности в ФССП (судебные приставы) в 2017 году Что такое служба судебных приставов? ...

Проверка готовности загранпаспорта: ГУВМ МВД РФ, СПб, на сайте Госуслуг, УФМС, Таков Закон

Проверка готовности загранпаспорта – как работает сервис ГУВМ МВД РФ? Рассказываем, как проверить готовность загранпаспорта ...

Проверка готовности заграничного паспорта нового поколения онлайн

Проверка готовности заграничного паспорта нового поколения онлайн в РФ в 2018 году Для проверки готовности ...

Проверка военкомата в организации

Проверка военкомата в организации в 2017 году Проверка военкомата в организации в 2017 году производится ...

Проверка водительского удостоверения по базе ГИБДД

Как проверить права по базе ГИБДД Сегодня проверка водительского удостоверения по базе ГИБДД может быть ...

Проверка водительского удостоверения на лишение по базе ГИБДД — онлайн, по фамилии, сайт, срока, госавтоинспекция

Как проводится проверка водительского удостоверения на лишение по базе ГИБДД В ряде случаев людям необходимо ...

Проверка в ПФР онлайн по Контур — бесплатно, отчетности, без регистрации, ИП

Особенности проверки в ПФР онлайн по Контур в 2017 году Зная особенности проверки в ПФР ...

Проверка больничного листа в ФСС по номеру онлайн

Проверка больничного листа в ФСС по номеру онлайн Кому может понадобиться проверка больничного? Речь может ...

Проверка банковской гарантии на подлинность в реестре

Проверка подлинности банковской гарантии в реестре Как проверить банковскую гарантию в реестре банковских гарантий? Доступной ...

Проверка автомобиля на запрет регистрационных действий

Как проверить машину на аресты и ограничения в 2018 году Машина несет в себе функцию ...

Проверка авто на запрет регистрационных действий

Проверка авто на запрет регистрационных действий Как проверить автомобиль на ограничение регистрационных действий При покупке ...

Проверить судимость человека онлайн по паспорту

Проверить судимость человека онлайн по паспорту Здравствуйте. Хочу получить лицензию охранника 4 разряда. В 2013 ...

Проверить СНИЛС по базе Пенсионного фонда онлайн — по фамилии, официальный сайт

Как проверить СНИЛС по базе Пенсионного фонда онлайн в 2018 году Что такое СНИЛС? Каково ...

Проверить полис ОСАГО на подлинность РСА — официальный сайт, страховой по базе, по госномеру автомобиля

Как проверить страховой полис ОСАГО на подлинность по базе РСА Обязательное ОСАГО породило рост числа ...

Проверить кадастровый номер земельного участка — по адресу онлайн, через интернет, карта

Как проверить кадастровый номер земельного участка в 2017 году Приобретение земельного участка – один из ...

Проверить задолженность перед выездом за границу (долги) — наличие, судебные приставы, онлайн

Как можно проверить задолженность перед выездом за границу (долги) в 2017 году Согласно законодательству Российской ...

Рейтинг@Mail.ru